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有人说商标管理文书是企业产品的保护神，这句话看来并不过份。随着新生企业的大量涌现，新产品开发周期的不断缩短，让企业切实了解和把握商标文书的主要特征及其制作就显得尤为重要，特别是在企业走向广阔的世界市场时，更不能对此稍有懈怠与疏忽，否则，将会给自己带来巨大的经济损失。商标管理文书的三大基本特征如下：
一、商标文书是由多个文书组成的文书体系
这是一般文书，特别是常用的机关公文所不具有的特征。所谓商标管理，是指商标管理机关依法确定、保护商标专用权，指导、监督商标使用活动的过程。商标管理的主体是国家授权的行政管理机关；商标管理的客体是商标专用权和商标管理活动；商标管理的目的是为了保护商标专用权，维护消费者利益，最终促进社会主义市场经济的发展。可见，商标管理是一个复杂的过程。为了使这个复杂过程严密而有序，商标管理一般分为四个阶段，即申请、异议、注册、期满。商标管理文书系列就由适应这四个阶段需要的13种文书组成。
(一)商标注册申请阶段文书 它包括《商标注册申请书》和《外商来华商标注册申请书》两种。根据我国《商标法》及《商标法实施细则》的规定，凡是依法登记并能够独立承担民事责任的企业、个体工商户、具有法人资格的事业单位，都有资格申请商标注册。我国和世界大多数国家都是采用一类商品、一件商品、一份申请的原则。即同一份申请书里，只能申请一个商标在同一类别的商品上注册，如果同一商标使用商品跨越好几个类，则须按商品的不同类别，分别提出申请。这是申请商标注册时必须遵守的一项原则。
(二)商标异议阶段文书 它包括〈申请注册商标公告〉、《商标异议书》、《驳回商标复审申请书》三种。由于商品流通的地域十分广阔，商品种类又极其复杂和繁多，因此．商标管理部门在接受商标注册申请后，不直接核准，而是在全国性报刊上定期或不定期地将申请注册的商标进行公告，并允许任何商标所有人提出异议。公告时使用的文书是《申请注册商标公告》，异议人使用的文书是〈商标异议书〉。如果申请注册的商标被驳回，申请人依法可向由专家组成的特别机构商标评审委员会提出复审请求，这时他用的文书称为《驳回商标复审申请书》。
(三)商标注册阶段文书 商标一经注册，其注册事项均为法定事项。一般不能变更，如需变更，应向原注册机构申报批准。这时使用的文书分为两大类：一是正常变更申请文书。它包括《注册商标变更注册人名义申请书》、《注册商标变更注册人地址申请书》、《注册商标变更注册其它事项申请书》等。二是非正常事项变动申请文书。它包括《补发商标注册申请书》、《注册商标转让申请书》、《撤销注册商标复审申请书》。
上述各种事项如果没有获得变更申请批准而擅自变动，就要受到行政处罚。
（四）商标使用期满阶段文书 它包括《商标续展申请书》和《注册商标注销申请书》两种。我国《商标法》规定，注册商标有效期为十年，自商标核准之日起计算，这一时期为商标注册有效期，有效期满后，商标所有人需继续使用该商标，则可在有效期届满前六个月内办理续展手续。在此期间申请的，可给予六个月的宽限期。每次续展注册的有效期为十年。注册商标的注销则有两种情况，一是商标使用期届满未办理续展手续者，另一种是注册商标所有人主动申请放弃商标权。后者则要撰制《注册商标注销申请书》。否则，尽管商标已停止使用，但仍要承担注册商标所有人应予承担的各项义务。
综上所述，可见商标管理文书是一种系列文书，它有其自身的严密组织体系，不管哪一个环节的文书使用不当，都会使商标专有权受到损害。
二、商标管理文书的受事单位有其特殊规定
在我们国家，不管其单位的职别有多大，家庭主要成员的职务有多高，他们的户籍总是由公安机关的基层单位——派出所登记管理。反之，任何企业所拥有的任何商标，不管这一企业的规模如何小，地处如何偏远，它必须向国家商标管理的最高机构申请登记注册。这就是对商标管理文书受事单位的特殊规定所在。这也是区别于其它文书的一项重要特征。机关公文，一般情况下是不越级行文的。一个村政府，在通常情况下是不可能向中央人民政府行文的。当然我们指的是上行文。而一个普通村办企业如果要申请商标注册，就必须以国家商标管理局为受文单位。其它任何单位都不能保护商标专有权，包括独占权、使用权、转让权和许可权。
根据《中华人民共和国商标法》和《中华人民共和国商标法实施细则》的规定，国务院工商行政管理部门的商标局是全国商标注册和管理的主管机构，争议的最高裁决机构是商标评审委员会。
在商标文书系列的11个主体件中，以国家商标局为受文单位的有9件文书，它们是《商标注册申请书》、《外商来华商标注册申请书》、《商标异议书》、《商标变更注册人名义申请书》、《商标变更注册地址申请书》、《商标变更其它注册事项申请书》、《注册商标转让申请书》、《补发商标注册申请书》、《注册商标注销申请书》。以国家商标评审委员会为受文单位的有2件文书，它们是《驳回商标复审申请书》、《撤销注册商标复审申请书》。
以国家商标局为受文单位和以国家商标评审委员会为受文单位的两类文书，在制作时有较大的区别，其主要点是：
(一)国家商标局是行政管理性单位，他们处理的是一般行政管理事务，以他们为受文单位的文书是说明性文体。国家商标评审委员会是争议裁决机构，以他们为受文单位的文书是辩驳性文体。
(二)以国家商标局为受文单位的文书文字简洁，只要按规定作必要的填空或说明即可。而以国家商标评审委员会为受文单位的文书，一般有较为详细的理由阐述性文字，多采用分条说理的方式。
(三)以国家商标局为受文单位的文书，多数要经过地方工商行政管理部门逐级核转，而以国家商标评审委员会为受文单位的文书，不需地方工商行政部门核转，因为它处理的是商标注册申请人或商标所有人与国家商标局之间的争议。
三、商标文书的后属部分具有十分重要的特殊地位
如果从文书的格式版面考察，商标文书的正文部分显得十分简洁，它的后属部分，包括签署、附送、核转三项内容，每项都需详细填制，不仅具有重要的实质作用，而且占据整个文书版面的一半以上。例如在《商标注册申请书》的签署一项中，就要说明以下几个方面：(1)申请人，(2)营业地址，(3)营业执照号。附送部分则要说明如下几个方面：(1)呈送商标图样说明，(2)申请费与注册费缴送情况说明。(3)其它有关情况说明。核转部分也需要说明以下几项内容：(1)县(区)工商行政管理局核转意见，(2)省(市)工商行政管理局核转意见。以上各部分的各项内容，只要任何一项不符合要求，商标注册申请就会被否决。文书的后属部分占有如此大的版面和如此重要的地位，在其它企业文书和机关公文中是极为少见的。
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